Italy transparency notice per i Candidati e Consulenti
Italy transparency notice per i Candidati e Consulenti
Informativa sul trattamento dei dati personali
art. 13 del Regolamento UE 2016/679
Oliver James (“noi” ”nostro” o “ci”) è il nome commerciale di
-Oliver James Associates S.r.l., con sede legale in Milano, Via Pola, 9 (Codice Fiscale e Partita Iva: 09708000964, N. REA MI – 2108441); società in possesso dell’Aut.Min. definitiva prot. n. 0000157 e regolarmente iscritta alla sez. IV dell’Albo Informatico delle Agenzie del Lavoro ai sensi dell’art.4, co.1, lett. D) del D. Lgs. N. 276/2003 ,
-Oliver James Professionals B.V. Stabile organizzazione registrata in Via Pola, 9 (Codice Fiscale: 95211450101 - Partita IVA: 10901440965)
-Oliver James Consulting S.r.l. con sede legale in Milano, Via Pola, 9 (Codice Fiscale e Partita IVA: 11054070963) Società regolarmente iscritta presso la sez I dell’Albo Informatico per le Agenzie per il Lavoro – Provv. Min. n. 0000181
La presente informativa, resa dal Titolare ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679, le descrive le caratteristiche del trattamento dei dati personali contenuti nel suo curriculum vitae e i diritti che la normativa le garantisce.
Qual è lo scopo del presente documento?
La presente informativa spiega quali dati personali (informazioni) conserviamo su di Lei, come li raccogliamo e come utilizziamo e possiamo condividere informazioni che La riguardano, nel corso del rapporto instauratosi con Lei e al termine di tale rapporto. Ulteriori informazioni riguardo Oliver James e le società facenti parte del Gruppo Oliver James sono disponibili sul nostro sito. Qualora abbia necessità di chiarimenti con riferimento alla presente informativa, può contattarci al seguente indirizzo email: GDPR@oliverjames.com
Rispetteremo i principi relativi alla protezione dei dati al momento della raccolta e dell’utilizzo di tali informazioni personali. Pertanto, è importante leggere la presente informativa, insieme a qualsiasi altra informativa sulla privacy che verrà fornita, in talune occasioni specifiche, al momento della raccolta o elaborazione di informazioni personali.
In qualità di "Titolare del Trattamento", raccoglieremo e useremo determinate informazioni su di Lei. Queste informazioni vengono anche utilizzate dalle nostre società collegate e dalle altre società del gruppo, pertanto, nella presente informativa, i riferimenti a "noi", “nostro” o "ci" includono tutte le società del gruppo Oliver James.
La presente informativa si applica a tutti i Candidati e a tutti i Consulenti, così come a tutti coloro che hanno inviato il proprio CV spontaneamente ad Oliver James anche non in relazione ad una posizione lavorativa aperta. Ai fini della presente informativa, si applicheranno le seguenti definizioni:
Con “Candidato” si intenderà qualsiasi persona fisica con riferimento alla quale Oliver James Associates S.r.l. e Oliver James Professionals B.V. – Stabile organizzazione forniscono rispettivamente servizi di ricerca e selezione del personale e di somministrazione a tempo determinato e indeterminato;
Con “Consulente” si intenderà qualsiasi persona fisica e/o giuridica con riferimento alle quali Oliver James Consulting S.r.l. tratterà i dati al fine di valutare eventuali collaborazioni per la realizzazione di progetti in ambito IT e ICT.
Candidato e Consulente saranno definiti congiuntamente quali “Soggetti Interessati” ai fini della presente informativa.
Sebbene il riferimento ai Clienti nella presente Transparency Notice sia, di per sé auto-esplicativo, questa categoria comprende i nostri clienti e qualsiasi persona fisica o giuridica a cui Oliver James fornisce i propri servizi nel corso della propria attività.
Quali informazioni di carattere personale potremmo raccogliere?
“Dati personali” indica qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile. Una persona fisica identificabile è colui che può essere identificato, direttamente o indirettamente. Non include i dati laddove il riferimento all’identità sia stato cancellato (dati anonimi).
Con riferimento ai Soggetti interessati , potremmo raccogliere conservare e utilizzare le seguenti categorie di informazioni di carattere personale :
•nome, titolo, indirizzi, numeri di telefono e indirizzi e-mail personali;
•età/data di nascita;
•sesso;
•parenti prossimi e informazioni su chi contattare in caso di emergenza;
•numero di previdenza sociale/Codice fiscale (o l’equivalente nel Suo paese di appartenenza) e qualsiasi altra informazione di carattere fiscale;
•informazioni relative alla sua retribuzione, ferie annuali, pensione e indennità;
•la documentazione relativa al Suo Permesso di Soggiorno (ad esempio il numero del passaporto, la patente di guida o il suo Permesso di Soggiorno per lavoro come previsto presso il sito web della Farnesina – Ministero per gli affari esteri e la cooperazione internazionale (o l’equivalente nel Suo paese di appartenenza):
•(con riferimento ai soli Candidati) le Sue referenze e altre informazioni incluse all’interno del CV o nella lettera di presentazione o relative al processo di selezione (inclusi punteggi e risultati del test psicometrico);
•la Sua esperienza lavorativa e informazioni relative alla Sua occupazione (inclusi le qualifiche professionali, orari di lavoro, registri inerenti la formazione professionale e le iscrizioni ad ordini professionali);
•informazioni di carattere economico-finanziario (laddove sia necessario effettuare specifici controlli);
•informazioni relative a precedenti condanne penali qualora ciò fosse necessario in riferimento al ruolo a cui è interessato ad inviare la Sua candidatura e/o ai fini della conclusione della collaborazione con Oliver James Consulting;
•(per i soli Candidati) informazioni relative ai Suoi interessi ed esigenze riguardanti la Sua occupazione futura, sia raccolti direttamente che dedotti, ad esempio, dagli annunci lavorativi da Lei visualizzati o dagli articoli letti sul nostro sito web;
•indirizzo IP;
•fotografie;
•feedback da parte dei clienti relativi alla Sua performance;
•ulteriori informazioni che ha deciso di comunicarci;
•ulteriori informazioni che i Suoi referenti ci forniscono su di Lei; e
•informazioni supplementari che i nostri clienti potrebbero fornirci su di Lei o da noi raccolti da fonti di informazioni terze come i siti di lavoro.
Informazioni personali particolarmente sensibili
Potremmo trattare categorie speciali di informazioni personali limitatamente alle seguenti circostanze:
•informazioni sulla salute, incluse le informazioni relative a qualsiasi Sua disabilità, al fine di rispettare il nostro obbligo legale di apportare adeguamenti ragionevoli ai nostri servizi, ad esempio, qualora dovessimo prendere accordi speciali in vista del colloquio.
•informazioni relative ad eventuali condanne penali in adempimento ad eventuali obblighi di legge o qualora ciò sia una condizione contrattuale imposta dal Cliente La contatteremo prima di effettuare tali controlli. Qualora non fossimo tenuti ad effettuare tali controlli per adempiere ad obblighi di legge, i suddetti controlli verranno effettuati solo con il Suo consenso.
•Per le restanti informazioni provvederemo al trattamento di categorie particolari di dati personali solo con il Suo espresso consenso.
Come potremmo raccogliere le Sue informazioni personali?
Potremmo raccogliere le informazioni di carattere personale direttamente da Lei al momento della registrazione o qualora ci contattasse in riferimento ai nostri servizi o qualora venisse contattato da noi. Questo potrà avvenire per telefono (potremmo quindi registrare le telefonate) o e-mail .
Potremmo raccogliere le informazioni al momento della candidatura e durante il processo di selezione direttamente da Lei o qualora tali informazioni siano fornite da un'agenzia di collocamento, da un fornitore di servizi relativi al controllo sui precedenti penali o referenze, da siti di annunci di lavoro o dalla segnalazione di terze parti.
Talvolta potremmo raccogliere le informazioni aggiuntive da terze parti, compresi ex datori di lavoro, agenzie di valutazione del merito creditizio o altre agenzie che forniscano servizi di controllo dei precedenti penali o referenze.
Potremmo raccogliere le informazioni da fonti accessibili al pubblico, inclusi siti di social media come LinkedIn.
Potremmo raccogliere eventuali feedback dai nostri clienti sulle Sue performance durante il corso della Sua occupazione.
A quale scopo potremmo utilizzare le Sue informazioni personali?
Potremmo utilizzare le Sue informazioni personali al fine di fornirle il nostro servizio, al fine di concludere un contratto, garantire e migliorare la qualità del servizio offerto, o espletare formalità prima di stipulare tale contratto. Per fare ciò, potremmo trattare le Sue informazioni personali nelle seguenti situazioni:
•per fornirLe i nostri servizi di ricerca e selezione;
•contattarLa, anche a mezzo email, in merito ad opportunità lavorative e/o possibili collaborazioni che riteniamo possano interessarLa e rimanere in contatto con Lei;
•per gestire la relazione con Lei.
Potremmo altresì utilizzare le Sue informazioni personali per:
•verificare che Lei sia in possesso del Visto per lavorare in Italia o nel paese dove svolgerà la Sua prestazione lavorativa.
•accertare la Sua idoneità al lavoro;
•effettuare controlli di screening pre-impiego;
•verificare le informazioni che La riguardano utilizzando fonti accessibili pubblicamente;
•monitorare il Suo utilizzo dei nostri sistemi di informazione e comunicazione per garantire che tale utilizzo avvenga in conformità con le nostre policy IT;
•garantire la sicurezza delle reti e delle informazioni, compresa la prevenzione di accessi non autorizzati ai nostri computer e sistemi di comunicazione elettronica e la prevenzione della distribuzione di software maligni;
•condurre studi di analisi dei dati per esaminare e comprendere meglio i tassi di fidelizzazione o meno dei dipendenti.
Quali sono le basi giuridiche per utilizzare le Sue informazioni personali?
Utilizzeremo le Sue informazioni personali solo quando la Legge ci consente di farlo. Più comunemente, useremo le Sue informazioni personali nelle seguenti circostanze:
•Laddove avessimo bisogno di adempiere al contratto che abbiamo stipulato con Lei;
•per adempiere a un obbligo legale;
•laddove sia necessario per i nostri interessi legittimi di garantire il corretto svolgimento della nostra attività come Agenzia del Lavoro purché le nostre attività non invadano in modo sproporzionato la Sua privacy. utilizzare le Sue informazioni
Qualora non fornisca le informazioni personali che La riguardano
Qualora decidesse di non inviarci le informazioni richieste, potremmo non essere in grado di fornirle il nostro servizio o adempiere al contratto con Lei stipulato (ad esempio inviare la Sua candidatura ai nostri clienti o beneficiare del servizio da noi offerto).
Cambiamento di scopo
Useremo le Sue informazioni personali solo per gli scopi per cui le abbiamo raccolte, a meno che il Consenso non sia stato da Lei prestato per la raccolta di tali dati e altresì riterremo ragionevolmente necessario poterli utilizzare sulla base di un legittimo interesse comunque compatibile con lo scopo iniziale per cui il Consenso è stato richiesto.. Qualora avessimo bisogno di utilizzare le Sue informazioni personali per una finalità non correlata allo scopo inziale, La terremo informata e Le spiegheremo la base giuridica che ci consente di farlo, richiedendo espressamente il Suo Consenso.
Si prega di notare che possiamo elaborare le Sue informazioni personali a Sua insaputa o senza il Suo Consenso, laddove ciò sia richiesto o permesso dalla legge.
Processo decisionale automatizzato
Oliver James fa uso di tecnologie moderne per migliorare il processo di reclutamento e aumentare l'efficienza. Ciò include, ove appropriato, l'uso di tecnologie automatizzate per la fornitura di sintesi e descrizioni. Ciò può includere il trattamento di dati personali con mezzi automatizzati, ma Oliver James si attiene rigorosamente a tutti gli obblighi legali applicabili per proteggere la sua privacy. Al momento tutte le attività di reclutamento di Oliver James implicano un processo decisionale umano, anche se in futuro Oliver James potrebbe fare uso di tecnologie completamente automatizzate come sistemi esperti o apprendimento automatico per completare un processo di selezione del candidato dall'inizio alla fine, ove appropriato e in conformità con qualsiasi normativa locale, legge e requisito. Oliver James potrebbe fare uso di processi automatizzati per rivedere le informazioni personali che lei hai fornito, per complementare le informazioni a disposizione dei consulenti Oliver James.
Ove richiesto, Oliver James chiederà il suo consenso per svolgere alcune o tutte queste attività. Qualora non dovesse fornire il suo consenso alla profilazione, ciò potrebbe incidere negativamente sulle probabilità di trovarle, con successo, un nuovo lavoro.
Con chi potremmo condividere i Suoi dati personali e per quale scopo le Sue informazioni personali potranno essere utilizzate da tali soggetti terzi?
Nello specifico, potremmo condividere le Sue informazioni personali con le seguenti terze parti che potranno trattare le informazioni personali su di Lei per i loro scopi:
•potenziali clienti al fine di trovarLe una posizione lavorativa adatta;
•il Cliente presso cui presterà la Sua attività lavorativa al fine di gestire la nostra relazione con tale Cliente e per effettuare il pagamento delle fatture;
•altre agenzie di recruitment ed eventuali intermediari (se applicabile) al fine di farLe svolgere la prestazione lavorativa e gestire la nostra relazione;
•individui e organizzazioni che detengono informazioni relative alle Sue referenze o alla Sua candidatura per lavorare con noi, come datori di lavoro attuali, passati o potenziali, educatori, organismi di esame e agenzie di collocamento e impiego;
•soggetti terzi al fine di fornire servizi a nostro beneficio, ivi inclusi servizi KYC, (quali raccolta di referenze professionali, qualifiche e condanne penali,).
•supporto IT, servizi postali, buste paga; hosting del sito web.
•altri fornitori di servizi terzi che svolgono servizi per nostro conto (inclusi consulenti tecnici esterni, soci in affari e consulenti professionali quali avvocati, revisori contabili e contabili).
•autorità tributarie, di controllo e altre autorità, qualora ritenessimo, in buona fede, che la legge o altre normative richiedano la condivisione di questi dati (ad esempio, a seguito di una richiesta da parte di un'autorità fiscale o in relazione a qualsiasi possibile contenzioso).
Potremmo condividere i suoi dati, quali nome, retribuzione e Curriculum Vitae con altre società del gruppo Oliver James, ivi inclusi i nostri uffici internazionali, allo scopo di fornirle servizi di recruitment attraverso un’altra società del gruppo.
Tutte le società del gruppo Oliver James hanno accesso ad un database centralizzato e utilizzato con lo scopo di fornire i nostri servizi. Tutti i nostri fornitori di servizi terzi ed altre entità nel gruppo OJ sono tenuti ad adottare misure di sicurezza appropriate per proteggere le informazioni personali in linea con le nostre politiche. Non consentiamo ai nostri fornitori di servizi terzi di utilizzare i Suoi dati personali per i loro scopi.
Dove conserveremo le Sue informazioni personali?
Conserveremo le informazioni sul nostro database centrale che è conservato su server sicuro all'interno dell’EEA. Le informazioni sul nostro database sono accessibili alle società del nostro gruppo dagli uffici locali all'interno dell’EEA (Dublino, Amsterdam, Francoforte, Milano, Anversa e Bruxelles), negli uffici di paesi che hanno ricevuto una Decisione di Adeguatezza (Londra, Manchester) e dai nostri uffici situati al di fuori dell’EEA (Stati Uniti, Hong Kong e Singapore) che attraverso specifiche clausole contrattuali di Data Protection interne al gruppo riescono a fornire adeguate misure di tutela.
Per garantire quindi che le Sue informazioni personali ricevano un livello adeguato di protezione, abbiamo stipulato un contratto approvato dall'UE con i destinatari al di fuori dell’EEA per garantire che le Sue informazioni personali siano trattate da tali soggetti in modo coerente e rispettoso delle leggi UE e dell’Italia sulla protezione dei dati.
Qualora abbia necessità di ricevere ulteriori informazioni su tali misure protettive, può richiederLe a GDPR@oliverjames.com.
Sicurezza dei dati
Abbiamo predisposto adeguate misure di sicurezza per impedire che le Sue informazioni personali vengano perse accidentalmente, utilizzate o consultate in modo non autorizzato, alterate o divulgate. Abbiamo messo in atto procedure per far fronte a qualsiasi sospetta violazione della sicurezza dei dati e notificheremo Lei e qualsiasi regolatore autorizzato di una sospetta violazione laddove fossimo legalmente obbligati a farlo.
Per quanto tempo utilizzeremo le Sue informazioni personali?
Le Sue informazioni personali verranno dai noi conservate solo per il tempo necessario a soddisfare gli scopi per cui sono state raccolte, anche al fine di soddisfare eventuali obblighi legali, contabili o di segnalazione.
Conserveremo le Sue informazioni personali per un numero di scopi, in modo necessario per permetterci di svolgere la nostra attività. Le Sue informazioni saranno conservate per un massimo di 5 anni dall'ultimo contatto sui nostri sistemi principali, dopodiché saranno anonimizzate, archiviate o cancellate.
Alcune delle informazioni archiviate possono essere conservate per un massimo di 7 anni al fine di soddisfare qualsiasi obbligo di legge, contabile o di segnalazione (o qualsiasi obbligo equivalente e applicabile nel paese di riferimento, più 1 anno). Qualsiasi conservazione dei dati personali sarà effettuata in conformità agli obblighi legali o normativi e agli standard del settore. Questi periodi di conservazione dei dati sono soggetti a modifiche che non richiedono un qualora siano relative alle leggi applicabili o ai regolamenti associati.
In caso di domande relative alla conservazione dei dati personali, non esiti a contattare il seguente indirizzo mail GDPR@oliverjames.com
I diritti in relazione al nostro trattamento dei Suoi dati personali
È importante che le informazioni personali in nostro possesso siano accurate e aggiornate. La preghiamo di tenerci informati se una qualsiasi delle Sue informazioni di carattere personale dovesse cambiare durante il nostro rapporto con Lei.
Diritti dell'utente in relazione alle informazioni personali
•Ha il diritto di essere informato su ciò che facciamo con i Suoi dati personali. La presente informativa illustra come verranno utilizzati. Qualora applicassimo delle modifiche relative al trattamento, Le forniremo una versione aggiornata della presente informati.
•Ha il diritto di opporsi al trattamento dei Suoi dati personali.
•Ha il diritto di richiedere l'accesso alle Sue informazioni personali (comunemente nota come "richiesta di accesso degli interessati"). Ciò Le consente di ricevere una copia delle informazioni personali che deteniamo su di Lei e di controllarne il corretto trattamento.
•Ha il diritto di richiederci di aggiornare le informazioni personali che abbiamo su di Lei.
•Ha il diritto di richiederci di cancellare le informazioni che la riguardano e che sono in nostro possesso. Qualora ci chiedesse di cancellare le Sue informazioni personali, non saremmo più in grado di fornirLe i nostri servizi.
•Ha il diritto di chiederci di interrompere il trattamento di informazioni personali laddove tale trattamento abbia come base giuridica l’interesse legittimo e c'è qualcosa nella Sua situazione specifica che La spinge ad opporsi che il trattamento avvenga su tale base giuridica.
•Ha il diritto di chiederci di limitare per un periodo di tempo il modo in cui utilizziamo i Suoi dati personali.
•Ha il diritto di richiederci di inviare un'altra organizzazione informazioni che ci ha fornito in un formato che leggibile da un computer.
Se si desidera esercitare i propri diritti, La preghiamo di contattare GDPR@oliverjames.com.
Potremmo inoltre aver bisogno di richiederLe informazioni specifiche per aiutarci a confermare la Sua identità e garantirLe il diritto di accesso alle informazioni (o di esercitare uno qualsiasi degli altri diritti).
Qualora volesse esercitare i Suoi diritti, per favore invii una email o scriva al seguente indirizzo specificando la Sua richiesta e fornendoci le informazioni necessarie ad identificarla: Oliver James Associates s.r.l., Via Pola 9, 20124- Milano, e-mail: GDPR@oliverjames.com lo +44 (0)161 6940969.
Modifiche alla presente Transparency Notice
La presente informativa potrà essere di volta in volta aggiornata e sarà nostra cura pubblicare la versione più aggiornata sul nostro sito web.
