Datato: 04.03.2025, Ultimo aggiornamento: 04.03.2025
La presente informativa sulla privacy (Informativa sulla Privacy) illustra le modalità con cui il gruppo Oliver James (Oliver James) raccoglie, utilizza ed elabora i dati personali e rispetta gli obblighi legali.
I nostri recapiti: GDPR@OliverJames.com
La presente Informativa sulla Privacy si applica a Candidati, Clienti, Dipendenti, Fornitori e qualsiasi altro individuo o entità i cui dati Oliver James raccoglie, conserva o tratta in relazione alla fornitura di servizi di reclutamento o ad altre comunicazioni e attività commerciali. L’Informativa si applica ai visitatori del sito web di Oliver James, compresi gli utenti registrati.
Oliver James è soggetto a tutte le normative applicabili in materia di protezione dei dati, privacy e comunicazioni elettroniche a livello globale, tra cui: il Regolamento generale sulla protezione dei dati (Regolamento (UE) 2016/679); il UK Data Protection Act 2018; Legge svizzera sulla protezione dei dati (nFADP) 2023; e tutte le leggi, i regolamenti e le normative locali di attuazione (Legislazione sulla Protezione dei Dati).
Ai fini della presente Informativa sulla Privacy si applicano le seguenti definizioni:
Per Candidato si intende un lavoratore autonomo, un dipendente a tempo determinato e un candidato a un ruolo permanente, compresi un lavoratore autonomo o un lavoratore somministrato che lavora direttamente tramite un'agenzia o una società di servizi; nonché persone che hanno fornito un CV speculativo a Oliver James e il termine Candidati deve essere interpretato di conseguenza.
Per Cliente si intende un cliente di Oliver James (che include operatori di servizi gestiti e società di outsourcing per l'elaborazione delle assunzioni) e altri soggetti a cui Oliver James fornisce Servizi e il termine Clienti deve essere interpretato di conseguenza.
Per Dipendente si intende un potenziale dipendente di Oliver James e il termine Dipendenti deve essere interpretato di conseguenza.
Per Dati Personali si intende qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile.
Per Servizi si intendono i servizi di reclutamento di Oliver James, che comprendono la ricerca e selezione di professionisti registrati nel database dei Candidati di Oliver James, la commercializzazione dei Servizi di Oliver James presso i Clienti e i Candidati, il supporto al processo di candidatura dei Candidati, la presentazione dei Candidati ai Clienti di Oliver James, la gestione del rapporto continuativo tra Oliver James e i Candidati o i Clienti, e tutte le altre azioni ragionevolmente necessarie per garantire il regolare svolgimento dell'attività di Oliver James come agenzia per il lavoro.
Per Categorie Particolari di Dati Personali si intendono i dati personali che meritano una protezione specifica ai sensi della Legislazione sulla Protezione dei Dati. Ciò include i dati genetici, biometrici e sanitari, l'orientamento sessuale, nonché i dati personali che rivelano l'origine razziale ed etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o ideologiche o l'appartenenza sindacale.
Per Fornitori si intendono i fornitori e i potenziali fornitori di servizi a Oliver James.
Dati Personali trattati da Oliver James
In base alla Legislazione sulla Protezione dei Dati, Oliver James può trattare alcune o tutte le seguenti categorie di Dati Personali:
nome, titolo, indirizzi, numeri di telefono e indirizzi e-mail personali;
età/data di nascita;
i parenti stretti e le informazioni di contatto per le emergenze;
numero di codice fiscale (o equivalente nel paese di riferimento) e qualsiasi altra informazione a carattere fiscale;
informazioni su stipendio, ferie annuali, pensione e benefit;
documentazione sul diritto al lavoro;
referenze e altre informazioni incluse in un CV o in una lettera di presentazione o come parte del processo di candidatura (compresi i punteggi e i risultati dei test psicometrici);
lo storico lavorativo (compresi i titoli delle posizioni lavorative, le ore di lavoro, i registri di formazione, l'esperienza lavorativa, le competenze e le appartenenze professionali);
informazioni finanziarie (se necessario per effettuare controlli finanziari);
informazioni sugli interessi e le esigenze in merito a un futuro impiego, sia raccolte direttamente che dedotte, ad esempio dai lavori visionati o dagli articoli letti sul sito web di Oliver James;
fotografie;
feedback dei Clienti sulle prestazioni dei Candidati;
informazioni aggiuntive condivise volontariamente con Oliver James da referenti, Clienti o Candidati;
altre informazioni utili ad assistere Oliver James a fornire servizi di reclutamento, compresi i dati assicurativi e i dati aziendali;
preferenze marketing;
informazioni sull’uso del sito web dall'utente:
Informazioni tecniche, compresi i dati di login, il tipo e la versione del browser, l'impostazione del fuso orario, i tipi e le versioni dei plug-in del browser, il sistema operativo e la piattaforma.
Informazioni sulle visite, compreso l'intero flusso di clic dell'Uniform Resource Locators (URL), attraverso il sito di Oliver James (compresa la data e l'ora); i servizi visualizzati o ricercati; i tempi di risposta delle pagine, gli errori di download, la durata delle visite a determinate pagine e le informazioni sull'interazione delle pagine (come lo scorrimento o i clic).
In base alla Legislazione sulla Protezione dei Dati, Oliver James può trattare alcune o tutte le seguenti Categorie Particolari di Dati Personali:
informazioni sulla salute, comprese quelle relative a eventuali disabilità, per adempiere agli obblighi legali di Oliver James per l'adozione di misure adeguate ai Servizi, ad esempio nel caso in cui siano necessarie disposizioni speciali per un colloquio;
se richiesto dalla legge o se si tratta di una condizione contrattuale imposta da un Cliente per la posizione per la quale il Candidato si è candidato (ad esempio, informazioni relative a condanne penali).
Raccolta di Dati Personali
Oliver James può raccogliere Dati Personali:
direttamente da un Candidato che si registra o contatta Oliver James in relazione ai Servizi;
quando Oliver James contatta Candidati, Clienti o altre terze parti per telefono (compresa la registrazione e la trascrizione delle chiamate), SMS, e-mail, social media o altri mezzi;
durante il processo di candidatura e di reclutamento, sia direttamente dai Candidati, dai Dipendenti o da terzi, comprese le agenzie di reclutamento, i precedenti datori di lavoro, le agenzie di riferimento creditizio, i fornitori di controllo dei precedenti personali, siti Internet contenente annunci di lavoro o le raccomandazioni;
da fonti pubblicamente disponibili, compresi i siti di social media come LinkedIn; e
dai Clienti in relazione alle prestazioni dei Candidati.
Trattamento dei Dati Personali
Oliver James può trattare i Dati Personali nelle seguenti situazioni:
per fornire i Servizi ai Clienti o ai Candidati (compresa l'organizzazione di colloqui, la negoziazione di pacchetti retributivi, la fornitura di feedback, la conduzione di controlli dei precedenti personali, la produzione di fatture e qualsiasi altro scopo rilevante per la fornitura di Servizi);
per consentire ai Candidati di inviare informazioni, candidarsi online (anche attraverso i siti web) per le offerte di lavoro o di sottoscrivere avvisi sulle offerte di lavoro che Oliver James ritiene possano essere di interesse per i Candidati;
per facilitare la fornitura di servizi da parte dei Fornitori a Oliver James;
per gestire i rapporti di Oliver James con i Candidati, i Clienti o altre terze parti;
per sviluppare e commercializzare altri servizi offerti da Oliver James (laddove sia stato fornito il consenso per tali scopi);
garantire la sicurezza della rete e delle informazioni, compresa la prevenzione dell'accesso non autorizzato ai sistemi informatici e di comunicazione elettronica di Oliver James e la prevenzione della distribuzione di software dannosi; e
per adempiere a qualsiasi obbligo legale.
Laddove rilevante per i Candidati, Oliver James può anche utilizzare i Dati Personali per:
verificare l'abilitazione legale del Candidato a lavorare nel Paese in cui il Cliente richiede i Servizi;
accertare l'idoneità al lavoro;
effettuare controlli di screening preassunzione;
verificare informazioni sulla conformità, che Oliver James può fare utilizzando fonti pubblicamente disponibili;
monitorare l'uso dei sistemi di informazione e comunicazione di Oliver James per garantire la conformità alle politiche informatiche di Oliver James; e
conducendo studi di analisi dei dati per esaminare e comprendere meglio i tassi di fidelizzazione e di attrito dei dipendenti.
Basi legali per il trattamento dei Dati Personali
Oliver James tratterà i Dati Personali solo quando esiste una base giuridica pertinente per il trattamento. Più comunemente, Oliver James tratterà i Dati Personali nelle seguenti circostanze:
per adempiere agli obblighi contrattuali, compresa la fornitura dei Servizi;
per adempiere agli obblighi di legge;
dove è necessario, per gli interessi legittimi di Oliver James per garantire il buon funzionamento dell'attività di Oliver James come agenzia di reclutamento, a condizione che queste attività non interferiscano in modo sproporzionato con la privacy di una persona; oppure
quando un viene fornito a Oliver James il consenso all'utilizzo dei propri dati.
In quanto tale, Oliver James può trattare i Dati Personali senza consenso, laddove ciò sia richiesto o consentito dalla Legislazione sulla Protezione dei Dati.
Mancata comunicazione dei Dati Personali
La mancata comunicazione di alcuni Dati Personali o di altre informazioni quando richiesto può impedire a Oliver James di fornire i Servizi o di adempiere agli obblighi contrattuali. Ciò può significare che Oliver James non è in grado di presentare i Candidati ai Clienti o di fornire il pagamento ai Candidati.
Modifica dello scopo del trattamento
Oliver James utilizzerà i Dati Personali solo per gli scopi per i quali sono stati raccolti, a meno che Oliver James non ritenga che sia ragionevolmente necessario utilizzare i Dati Personali per un altro scopo che sia compatibile con lo scopo originario.
Processo decisionale automatizzato
Oliver James sfrutta le tecnologie moderne per migliorare il processo di reclutamento e aumentare l'efficienza. Ciò include, ove appropriato, l'uso di tecnologie automatizzate per la fornitura di sommari e descrizioni. Ciò può anche includere l'elaborazione di Dati Personali con mezzi automatizzati, nel rispetto della Legislazione sulla Protezione dei Dati. Attualmente, tutte le attività di reclutamento di Oliver James prevedono un processo decisionale umano, anche se in futuro Oliver James potrà utilizzare tecnologie completamente automatizzate, come sistemi esperti o di apprendimento automatico, per completare il processo di selezione dei Candidati, ove opportuno e in conformità con la Legislazione sulla Protezione dei Dati. Oliver James può utilizzare processi automatizzati per rivedere i Dati Personali forniti a Oliver James, al fine di integrare le informazioni disponibili ai consulenti di Oliver James.
Se necessario Oliver James chiederà il consenso per svolgere parte o tutte queste attività. Se il consenso non viene fornito, ciò diminuirà la probabilità che Oliver James riesca a raccomandare un Candidato.
Condivisione dei dati
Oliver James può condividere i Dati Personali con le seguenti terze parti che potrebbero trattare i Dati Personali per i propri scopi:
potenziali Clienti per trovare ai Candidati posizioni adeguate;
Clienti presso i quali Oliver James ha collocato dei Candidati nel passato, per gestire la relazione in corso e per emettere fatture o effettuare pagamenti;
altre agenzie di reclutamento e intermediari, compresa una società di servizi per i candidati (se applicabile) per collocare un Candidato in una posizione e per la gestione del rapporto;
persone e organizzazioni che detengono informazioni relative alle referenze dei Candidati o alle loro candidature a lavorare con noi, come datori di lavoro attuali, passati o potenziali, educatori e organismi esaminatori e agenzie di collocamento e reclutamento; terze parti che Oliver James ha incaricato di fornire certi servizi, compresi i servizi KYC (come controlli delle referenze, delle qualifiche e, se applicabile, delle condanne penali);
Fornitori di servizi a Oliver James, quali assistenza informatica, servizi di mailing, buste paga, hosting di siti web, altri fornitori di servizi di terze parti che svolgono servizi per conto di Oliver James (compresi consulenti tecnici esterni);
su una vendita di un'attività o cessione di ramo d’azienda, al potenziale acquirente di tale attività di Oliver James;
collaboratori di Oliver James e consulenti professionali come avvocati, revisori e contabili, autorità fiscali, di revisione o di altro tipo; e
gli uffici internazionali di Oliver James per lo scopo di una fornitura dei Servizi. Tutti gli uffici di Oliver James hanno accesso al sistema centralizzato di Oliver James utilizzato per collocare i candidati a livello globale.
Tutti i Fornitori di Oliver James e le altre entità del gruppo Oliver James sono tenuti ad adottare misure di sicurezza adeguate per proteggere i Dati Personali in linea con le politiche di Oliver James. Ove possibile, Oliver James non consente ai Fornitori di utilizzare i Dati Personali per i propri scopi.
Oliver James può condividere i risultati del monitoraggio della diversità e dell'inclusione su base anonima e aggregata.
Archiviazione dei dati
Oliver James memorizzerà i Dati Personali sul database centrale di Oliver James, che è conservato su server sicuri all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE). Le informazioni archiviate nel database di Oliver James possono essere consultate dalle società del gruppo Oliver James da uffici locali all'interno dello SEE (Dublino, Amsterdam, Milano, e Bruxelles), da uffici in Paesi che hanno ricevuto una decisione di adeguatezza (Londra, Manchester) e da uffici di Oliver James situati al di fuori dello SEE (Stati Uniti, Zurigo, Hong Kong, e Singapore).
Per garantire che i Dati Personali ricevano un adeguato livello di protezione, Oliver James ha messo in atto clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione Europea tra i membri del gruppo Oliver James. Ciò garantisce che, ove i dati vengono trasferiti da Oliver James al di fuori dello SEE, questi vengano trattati in modo coerente e rispettoso della Legislazione sulla Protezione dei Dati.
Sicurezza dei dati
Oliver James ha messo in atto misure di sicurezza adeguate per evitare che i Dati Personali vengano accidentalmente persi, utilizzati o consultati in modo non autorizzato, alterati o divulgati. Oliver James ha messo in atto procedure per affrontare qualsiasi sospetta violazione della sicurezza dei dati e notificherà alle parti interessate e a qualsiasi ente regolatore applicabile una sospetta violazione, laddove ciò sia richiesto dalla legge.
Oliver James si avvale di rigorosi controlli di accesso (compresi i controlli di accesso fisico), crittografia, regolare back up, monitoraggio e registrazione degli accessi, rilevamento e prevenzione delle intrusioni (incluso il piano di risposta agli incidenti), nonché di ulteriori misure di sicurezza per garantire l'integrità dei Dati Personali memorizzati e mantenere i livelli di protezione richiesti, come stabilito dalla Legislazione sulla Protezione dei Dati.
Conservazione dei dati
Oliver James compie sforzi commercialmente ragionevoli per garantire che i Dati Personali siano cancellati non appena lo scopo per cui sono stati raccolti non è più rilevante.
I Dati Personali possono essere conservati al fine di soddisfare qualsiasi requisito legale, contabile o di rendicontazione e come richiesto per la fornitura dei Servizi. Qualsiasi conservazione dei Dati Personali avverrà in conformità alla Legislazione sulla Protezione dei Dati e agli standard del settore.
Oliver James opera processi di anonimizzazione, archiviazione e cancellazione, ove opportuno.
Diritti sui Dati Personali
Ai sensi della Legislazione sulla Protezione dei Dati, gli interessati possono godere di alcuni diritti in relazione ai loro Dati Personali, tra cui:
Diritto di accesso - il diritto di chiedere a Oliver James copie dei Dati Personali.
Diritto di rettifica - il diritto di chiedere a Oliver James di rettificare i Dati Personali che sono inaccurati o di completare le informazioni che sono incomplete.
Diritto alla cancellazione - il diritto di chiedere a Oliver James di cancellare i Dati Personali in determinate circostanze.
Diritto alla limitazione del trattamento - il diritto di chiedere a Oliver James di limitare il trattamento dei Dati Personali in determinate circostanze.
Diritto di opporsi al trattamento - il diritto di opporsi al trattamento dei Dati Personali in determinate circostanze.
Diritto alla portabilità dei dati - il diritto di chiedere che Oliver James trasferisca i Dati Personali a un'altra organizzazione, o all'interessato, in determinate circostanze.
Diritto di ritirare il consenso - quando il consenso è utilizzato come base legale per il trattamento dei Dati Personali, questo consenso può essere revocato.
Per contattare Oliver James in merito ai diritti sui Dati Personali, la preghiamo di contattare: GDPR@OliverJames.com.
Oliver James può avere bisogno di richiedere informazioni specifiche per confermare l'identità di una persona e stabilire il diritto di accedere ai Dati Personali in questione.
Inoltre, gli interessati hanno il diritto di presentare un reclamo all'autorità di vigilanza competente.
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Questa Informativa sulla Privacy può essere aggiornata di tanto in tanto e la versione aggiornata sarà pubblicata sul sito web di Oliver James.
